HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG TRÊN EMAIL

Đôi khi bạn bận rộn, không có thời gian để trả lời các Email một cách nhanh chóng. Khách hàng đối tác của bạn sẽ đánh giá bạn là một người thiếu chuyên nghiệp. Vậy giải pháp nào để có thể khắc phục được tình trạng đó? Đó chính là Auto Responders (Tự động hồi đáp) - giải pháp khi bạn không thể trả lời mail nhanh chóng.

Trong bài viết hôm nay blog escvn sẽ giúp các bạn cấu hình tính năng trả lời tự động ngay khi nhận được Email.

1/ Tổng quan về tính năng Auto Responders (Tự động hồi đáp)

Cấu hình một tài khoản Email của bạn để có thể tự động gửi thư phản hổi khi địa chỉ Email đó nhận được thư.

Ví Dụ: Vì lý do nào đó mà bạn không thể kiểm tra các Email tới hộp thư của mình, bạn cần sử dụng tính năng này để thông báo cho người gửi rằng bạn sẽ không thể đọc thư trong một thời gian ngắn, vì vậy không thể đọc Mail hay trả lời người đó được. Khi bạn kích hoạt tính năng tự động hồi đáp, hệ thống vẫn phân phối thư tới hộp thư như bình thường

2/ Cấu hình Auto Responders (Tự động hồi đáp)

+ Bước 1: Truy cập vào trang quản trị Email với tài khoản và mật khẩu quản trị bằng đường dẫn : https://mail.tenmiencuaban:2083

+ Bước 2: Click vào Autoresponders để vào giao diện Email  Autoresponders

+ Bước 3 : Ở trang giao diện Autoresponders

Nếu muốn tạo mới, Click Add Autoresponders

Sau khi chọn vào Add Autoresponders sẽ thể hiện giao diện để Quý Khách có thể điền thông tin cụ thể

– Trong mục Character Set, chọn UTF-8 để hiển thị tiếng Việt

– Trong mục Interval, nhập khoảng thời gian mà nếu nhận thư từ một địa chit nhiều hơn một lần trong khoảng thời gian này, hệ thống sẽ không hồi đáp địa chi Email đó nữa.

– Khung Email điền địa chỉ mà khi có thư gửi tới email đó, hệ thống sẽ đự động hồi đáp.

– Trong khung From nhập tên dùng để hồi đáp mà bạn muốn hiển thị

Subject: Tiêu đề của email hồi đáp.

– This message contains HTML: Tích vào mục này để định dạng nội dung Email dưới dạng HTML

– Trong phần Body là Nội dung của email hồi đáp. Trong phần này hỗ trợ 3 định dạng:

%from% Tên của người đã gởi email đến bạn

%subject% Tiêu đề email đã gởi đến bạn

%email% Địa chỉ email đã gởi đến bạn

– Điều chỉnh thời điểm bắt đầu và kết thúc thời gian có hiệu lực của thiết lập trong mục Start và Stop. Nếu chọn Immediately-thiết lập sẽ kích hoạt ngay lập tức. Chọn Never-không bao giờ ngưng thiết lập này. Ngoài ra có thể chọn Custom để tùy chỉnh thời gian theo ý của bạn.

– Click Create/Modify để hoàn tất cấu hình

Liên hệ ngay 028 6294 4808 để được tư vấn các dịch vụ Email chuyên nghiệp phù hợp với doanh nghiệp hoặc tham khảo tại đây.