LÀM GÌ ĐỂ MAIL KHÔNG BỊ RƠI VÀO TRẠNG THÁI SPAM?

Bạn đang băn khoăn không biết lý do tại sao khi mình gửi mail lại rơi vào mục Spam? Khách hàng hay phàn nàn khi không nhận được mail của bạn, nhưng khi kiểm tra thì lại thấy mail bạn nằm trong mục Mail Spam. Bạn cũng không biết tại sao lại như vậy?

Đừng lo lắng blog escvn sẽ giúp bạn hiểu rõ các lỗi mà khiến cho mail bạn gửi bị đưa vào mục Spam. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

1. Nội dung của mail được đánh giá là SPAM.

Để tránh khả năng mail bị rơi vào mục SPAM của người nhận thì người gửi khi soạn thảo nội dung của mail thì tránh mắc những lỗi sau đây:

+ Người gửi sử dụng các cụm từ gây SPAM

Theo thống kê của những chuyên gia Marketing hàng đầu, thì họ đã tìm ra danh sách các từ được cho là SPAM khi trong nội dung mail mà người gửi sử dụng. Trong đó, 50 từ được cho là cần tránh khi soạn thảo nội dung gửi cho người khác và 49 từ người gửi không nên sử dụng khi gửi mail cho người khác.

Số thứ tự	Cần tránh khi soạn thảo	Không nên sử dụng khi gửi
1	#1	!!!
2	4U	$$$
3	50% off	100% free
4	Accept credit cards	All capitals
5	Additional income	All natural
6	Affordable	As seen on
7	All new	Attention
8	Apply now	Bad credit
9	Apply online	Bargain
10	Be your own boss	Best price
11	Buy direct	Billion
12	Call free	Certified
13	Cancel at anytime	Cost
14	Cash bonus	Dear friend
15	Cheap	Decision
16	Click here	Discount
17	Congratulations	Double your income
18	Direct email	Extra punctuation
19	Direct marketing	Eliminate debt
20	Don’t hesitate!	Extra income
21	Drastically reduced	Fast cash
22	Earn $	Fees
23	Full refund	Financial freedom
24	Get it now	Free
25	Gift certificate	Guarantee
26	Great offer	Hot
27	Home based	Increase
28	Incredible deal	Join millions
29	Information you requested	Lose weight
30	Insurance	Lowest price
31	Investment	Make money fast
32	Limited time offer	Marketing
33	Message contains	Million dollars
34	No age restrictions	Money
35	No experience	Money making
36	No gimmicks	No medical exams
37	No hidden costs	No purchase necessary
38	No questions asked	Online pharmacy
39	Offer	Opportunity
40	Online degree	Partners
41	Online marketing	Performance
42	Order Now	Rates
43	Passwords	Satisfaction guaranteed
44	Please read	Search engine listings
45	Risk free	Selling
46	Save $	Success
47	Serious cash	Textwithgaps
48	Special promotion	Trial
49	Urgent	Visit our website
50	Web traffic

 + Toàn viết hoa

Đối với người gửi thì họ muốn nhấn mạnh email, lợi ích của mình cho người gửi biết. Nhưng đối với người nhận thì họ cảm thấy không thoải mái khi nhận được một email mà trong đó chỉ toàn chữ in hoa. Chính vì thế nên khi một email mà toàn chữ viết hoa sẽ được bộ lọc Spam sẽ đưa thẳng những email như thế vào mục Mail Spam.

+ Bôi đen, tô màu cho nội dung

Trong nội dung người gửi muốn nhấn mạnh các điểm đặc biệt của mình thì thường bôi đen, tô màu đỏ cho những nội dung mà mình muốn nhấn mạnh. Nhưng thật chất khi tô màu cho một nội dung nhất là màu đỏ thì email đó sẽ được hiểu là đang chỉnh sửa không thể gửi cho nhiều người nên bộ lọc của mail sẽ đánh dấu đây là mail rác.

+ Copy từ Microsoft Word qua HTML

Việc sao chép nội dung trực tiếp từ các ứng dụng sẽ kèm theo nhiều kiểu định dạng khác nhau được chèn vào email sẽ khiến bộ lọc SPAM mail không kiểm soát được. Dẫn tới mail khi gửi được đánh giá là SPAM là điều khó tránh khỏi.

+ Email chỉ có 1 hình ảnh lớn, không có hoặc rất ít text

Với việc làm như trên thì chắc chắn mail sẽ bị chặn lại, bởi vì các bộ lọc không xem được hình, nên nó cho rằng bạn đang lừa nó. Người gửi cần dành thời gian cho việc chỉnh sửa bố cục, hình ảnh để mail có thể tới thẳng Inbox khi bấm nút Send.

+ Sử dụng từ “kiểm tra” hay “test” trong dòng tiêu đề khi gởi mail

Nếu như gửi 1 email có tiêu đề “Đây là thư test” phần lớn email đấy sẽ bị lọc thành email spam.

+ Gửi đến nhiều người nhận trong cùng 1 công ty

Thường các công ty sẽ sử dụng dịch vụ mail theo tên công ty, chính vì thế nên tường lửa của các dịch vụ email đấy sẽ chặn mail có nội dung giống nhau cho nhiều người của công ty, bởi mail sẽ cho rằng đó là 1 cuộc tấn công spam vào hệ thống của công ty.

2. Các cách giảm khả năng bị chặn SPAM.

Ngoài tránh các lỗi trên, người gửi mail cần chú ý đến các cách sau để giảm khả năng bị chặn bởi bộ lọc Spam trên email:

• Đừng gửi mail cho chính mình.
• Mail khi gửi chỉ có duy nhất 1 tấm hình.
• Chú ý tới các liên kết trong mail của bạn.
• Đừng sử dụng các liên kết rút gọn.
• Sử dụng HTML chuẩn.
• Không bao giờ thêm Javascript, mẫu code hoặc video vào email của bạn.
• Tránh copy trực tiếp từ Word, Excel hay Powerpoint hay các ứng dụng khác…
• Không nên dùng cùng một cụm từ hay một câu có trong email làm tiêu đề.

Hiện tại, ESC đang cung cấp các dịch vụ Mail Server chuyên nghiệp, Mail Server riêng dành cho các doanh nghiệp giúp kiểm soát mail gửi vào và gửi đi một cách tối ưu, quét virus, lọc thư rác và chống spam hiệu quả. Ngoài ra, khi sử dụng các gói mail tại ESC sẽ được nhân viên hỗ trợ 24/7 khi có các vấn đề xảy ra giúp việc trao đổi mail thông suốt không ảnh hưởng tới công việc hiện tại.

• Kiểm soát email gửi vào/ gửi ra.
• Quét virus, lọc thư rác, chống spam.